Viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường quốc tế. Việc gửi thư hoặc trả lời các email tiếng Anh là công việc quen thuộc và cần sự chuyên nghiệp. Vậy một email tiếng Anh như thế nào là đúng chuẩn? Bài viết sau đây, Siêu mọt sách sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Anh đúng chuẩn nhất.
Cấu trúc chuẩn của một email bằng tiếng Anh
Viết email bằng tiếng anh phục vụ trong công việc cũng như học tập là khá nhiều. Tuy nhiên, với nhiều người việc viết email bằng tiếng anh còn gặp nhiều khó khăn. Để có thể viết email tiếng Anh chuẩn, trước tiên bạn cần nắm vững cấu trúc của một email tiếng Anh. Tất cả đều có quy định riêng mà bạn cần thực hiện để có được sự chuẩn xác, dễ hiểu cũng như cảm tình từ phía người nhận. Một email tiếng Anh chuẩn gồm 6 mục. Dưới đây là cấu trúc thông thường của một email bằng tiếng Anh:
- Phần 1: Greeting – Chào hỏi
- Phần 2: Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu
- Phần 3: Introduction – Giới thiệu: Trình bày lý do viết thư hoặc lợi cảm ơn
- Phần 4: Main point – Nội dung chính: Trình bày một hoặc nhiều đoạn văn nhỏ
- Phần 5: Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những yêu cầu, đề nghị hoặc mong đợi
- Phần 6: Signing of – Lời chào kết thư
Hướng dẫn chi tiết cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn nhất
Việc viết email tiếng Anh cần sử dụng những câu từ lịch sự, trang trọng. Người viết nên chú ý hạn chế những từ viết tắt. Viết email cần ngắn gọn, đảm bảo sự chuẩn về nghĩa, câu từ và sự chuyên nghiệp. Vì vậy, cách viết email bằng tiếng anh chuẩn luôn được nhiều người đặc biệt quan tâm. Dưới đây là chi tiết nội dung email tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo để có được cho mình những cách viết tốt nhất.
Phần 1: Chào hỏi
Ở phần này, hãy mở đầu email của bạn bằng việc gửi lời chào và cách xưng hô với người nhận email. Tiêu chuẩn cơ bản cần có “ Dear” ở đầu và có thể đính kèm tên người nhận. Ví dụ như Dear Mr.A…Trong trường hợp người nhận là người nước ngoài thì bạn nên gọi họ bằng Last Name. Đối với người nhận là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc tên đầy đủ.
Phần chào hỏi tuy chỉ là 1 câu ngắn nhưng lại vô cùng quan trọng. Chúng tạo được cảm tình cho người đọc ngay từ đầu email. Điều đó cũng thể hiện sự tôn trọng, tính chuyên nghiệp của bạn.
Phần 2: Câu chào hỏi ban đầu
Nội dung phần email này muốn thể hiện bạn hãy cảm ơn người nhận email. Dù đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay nhà tuyển dụng thì việc sử dụng lời cảm ơn đầu thư sẽ thể hiện được thiện ý của bạn. Người nhận thư khi đọc cũng sẽ cảm thấy thiện cảm hơn. Vì vậy, hãy luôn ghi nhớ điều nhỏ này để có được một bức email tốt nhất.
Những mẫu chào hỏi khi viết email tiếng Anh bạn có thể tham khảo như:
- Thank you for kind contributions to …
- Thank you for getting back to me
Phần 3: Giới thiệu
Sau lời chào hỏi ban đầu, bạn nên đề cập ngay đến mục đích viết email của mình. Việc tránh lan man này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa tạo sự chuyên nghiệp cho người viết khi viết email bằng tiếng Anh. Thêm vào đó, người nhận email cũng cảm thấy dễ chịu và có thiện cảm để đọc tiếp phần sau của email. Đây là cách mà rất nhiều người áp dụng và theo khảo sát, phần giới thiệu sẽ giúp bạn dễ lấy được thiện cảm của người nhận.
Phần 4: Nội dung chính
Đây là phần quan trọng nhất và là phần thể hiện nội dung chính bạn muốn người nhận thư đọc được. Tại phần này, bạn nên thể hiện nội dung một cách mạch lạc và ngắn gọn. Đặc biệt, việc chú ý đến ngữ pháp, văn phong là vô cùng quan trọng giúp email tiếng Anh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn
Phần 5: Kết thúc email
Tại phần kết email tiếng Anh, bạn hãy kết thúc bằng một câu có thể bao quát được thông điệp bạn muốn gửi đi. Câu kết đó có thể thúc đẩy người nhận thư hành động hoặc kết thúc trò chuyện. Bạn có thể tham khảo một số mẫu kết thúc email tiếng Anh sau đây:
- Thank you your patience and cooperation
- I look forward to hearing from you
- I’ll look forward to discussing this with you further at …
Phần 6: Lời chào kết thư
Có rất nhiều cách để bạn có thể kết thúc thư tiếng Anh một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng những mẫu từ như: Sincerely, Yours truly, Thanks again, Appreciatively, Best regards, Respectfully, Warm regards…Đối với lời chào kết thư tiếng Anh, bạn cần lưu ý không dùng các từ như: Best wishes, Bye, Cheers hay Regards. Đây là những từ chào kết thư thông dụng và nên dành cho bạn bè thân thiết khi viết thư hỏi thăm nhau.
Trên đây là chia sẻ chi tiết nhất về cách viết email bằng tiếng Anh. Để có thể viết một email tiếng Anh chuẩn nhất, bạn hãy bám sát những ý chính nêu trên. Để tìm hiểu thêm nhiều thông tin thú vị về tiếng Anh và sách tiếng anh, mời bạn truy cập http://sieumotsach.com để cập nhật mỗi ngày.
