Việc sử dụng ngoại ngữ trong công việc không còn quá xa lạ với nhiều người. Môi trường làm việc hiện nay thu hút rất nhiều đối tác, doanh nghiệp nghiệp nước ngoài đầu tư, việc sử dụng ngôn ngữ chung để giao tiếp là điều cần thiết. Tiếng anh là ngôn ngữ phổ biến nhất hiện nay, là nền tảng cơ bản nhất để có thể bắt đầu những câu chuyện với bạn bè, đối tác, đồng nghiệp quốc tế. Trong công việc, tiếng Anh được sử dụng trong viết email khá nhiều, và có một vấn đề quan trong cân nhắc đến đó là chắn chăn rất nhiều người không biết trình bày email như thế nào cho chuyên nghiệp. Hôm nay sẽ hướng dẫn cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp cho các bạn, giúp tự tin hơn trong sử dụng ngôn ngữ cũng như truyền đạt được đầy đủ ý nghĩa cũng như thái độ mà người viết muốn truyền đạt câu chuyện của mình.
Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp bằng Tiếng Anh cho mọi người. Những cách viết email thông dụng nhất.
Đoạn mở đầu bằng lời chào
Việc bắt đầu email bằng một lời chào hỏi là một tiền lệ không thể thiếu trong văn hóa viết thư điện tự. Nó thể hiện mức độ trong trọng người nhận của bạn cũng như tạo được mối liên kết cơ bản đối với người đọc.
Bắt đầu email nên là cầu chào hỏi với danh xưng trang trọng sẽ giúp người đọc có cái nhìn thiện cảm đối với người gửi.
Thông dụng nhất mở đầu email là Dear Mr. A (đổi với nam giới), Mrs. A (đối với phụ nữ đã lập gia đình) hoặc Miss A (đối với phụ nữ chưa lập gia đình. Đơn giản hơn bạn có thể sử dụng cấu trúc Dear Sir/Madam/Ma’am cũng là những cách dùng thể hiện sự trang trọng cách chào hỏi.
Một điểm lưu ý là nếu người nhận là người nước ngoài, nên chào hỏi với danh xưng là họ của người nhận nếu bạn biết chính xác. Ví dụ người nhận là Peter Trump, bạn có thể mở đầu với câu chào Dear Mr. Trump. Còn với người Việt, dĩ nhiên việc sử dụng tên riêng trong danh xưng câu chào hỏi là hoàn toàn hợp lý.
Nêu rõ mục đích viết thư
Với trường hợp bạn là người mở đầu email, tốt nhất sau câu chào hỏi hãy nêu lên lý do viết email để người đọc nắm được thông tin ngay từ ban đầu. Một số mẫu câu tham khảo:
I am writing to ask for the information about …(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về….)
I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize (Chúng tôi viết thư này thông báo đến bạn rằng/ để xác nhận/ để yêu cầu/ để giải thích/ để khiếu nại/ để xin lỗi…)
Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…)
I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…
Ví dụ: I am writing to make a restaurant reservation/ to apply for the position of Development Department/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt bàn nhà hàng/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên phòng Phát triển/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)
Mở đầu đối với thư do bạn chủ động gửi đi nên thông tin trực tiếp nội dung bạn cần gửi đến người gửi để họ có thể nắm được ngay từ ban đầu.
Còn trường hợp bạn là người trả lời email cho ai đó gửi đến, bạn có thể gửi một lời cảm ơn do sự quan tâm của người gửi. Việc này thể hiện sự quan tâm của bạn cũng như thể hiện mức độ tôn trọng dành cho người gửi thư. Tham khảo một số cách viết như bên dưới:
I am very happy to receive your email (Tôi rất vui khi nhận được email của bạn)
Thanks for contacting Star Media ( Cảm ơn đã liên hệ đến Star Media)
Nêu rõ nội dung chính của vấn đề cần nói qua email – Main Point
- Making a request/ asking for information: sử dụng những cấu trúc thông dụng như bên dưới để đưa ra yêu cầu hay đặt câu hỏi:
I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Ví dụ: Please let me know how much the hotel reservation cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá đặt khách sạn trước và các chương trình khuyến mãi hiện có)
- Offering help/ giving information: Đưa ra lời đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin cần thiết:
We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)
It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
Ví dụ: Should you need any further information, please to contact hotline 180090044. (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 180090044)
- Complaining: Đưa ra lời phàn nàn:
I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)
I would like to query … (Tôi muốn thắc mắc về …)
Ví dụ: I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the distress we suffered. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)
- Apologizing: Thư xin lỗi
We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)
Đối với những email nhằm mục đích xin lỗi người gửi một vấn đề gì đó, cần phải được sử dụng trang trọng và thể hiện thành ý nhiều nhất có thể.
Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
- Attaching files: Đính kèm tệp dữ liệu
I am sending you…as an attachment – Tôi đã đính kèm…
Attached you will find… – Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này
Cách viết câu thông tin với người đọc về tệp dữ liệu được đính kèm theo email. Nên viết rõ ràng nội dung tệp đính kèm nhắc đến là gì.
Ví dụ: Please refer the attached file for your information. ( Vui long tham khảo tệp dữ liệu đính kèm cho những thông tin của bạn).
Đoạn kết thúc bằng lời cảm ơn
Kết thúc của một email nên là một câu chào mới mong muốn được giữ liên lạc theo một cách thiện chí nhất có thể:
We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon – Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.
Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
Và sau cùng đừng quên để lại chữ ký Signing off để người nhận dễ dàng nhận biết thông tin của bạn.
Regards,
Yours faithfully
Yours sincerely
Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours
…
Lưu ý khi viết email bằng tiếng anh
Từ ngữ sử dụng cần phải thật cẩn thận, đúng chính tả, những lỗi sai cơ bản về văn phạ hay lỗi dùng từ là cực kỳ tối kỵ.
Kiểm tra ngữ pháp kỹ càng, cần biết dùng trong ngữ cảnh nào cho phù hợp nhất, tránh sử dụng sai gây ra hiểu lầm không đáng có.
Trong mọi tình huống nên giữ thái trọng trang trọng trong ngôn từ, dù là đang ở trong trạng thái tồi tệ nhất. Điều này giúp cho cơ sở làm việc qua email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Cần lưu ý cần khi sử dụng từ ngữ viết email, chỉ nên sử dụng cách viết theo một dạng vùng miền cố định, có thể là Anh Anh hoặc Anh Mỹ. Một số từ ngữ có thể khác nhau về ngữ nghĩa giữa hai khu vực này.
